Encore une autre semaine de travail chargée et vous courez partout, ayant à peine le temps de manger et d’essayer de tout finir d’un coup.
Tout à coup, votre patron agite devant vous un papier qui vous semble familier, et crie « Qui a écrit cette horreur ? ». Il semblerait que le rapport que vous avez tapé la semaine dernière soit pleins de trous et d’incohérences. Après tous ces efforts, vous devez recommencer.
Arrêtez vous et réfléchissez. Il est possible que ces petites erreurs qui s’accumulent soient liées à votre manque de concentration. Sous la pression du temps qui vous manque et une montagne de tâches à accomplir, vous tentez sûrement de tout faire d’un coup.
Dans une journée de travail occupée, il est difficile de maintenir une attention précise. Des centaines voire des milliers d’interruptions perturbent cette journée. Ces interruptions insignifiantes sont probablement la raison pour laquelle vous êtes toujours en train de courir pour avoir fini toutes les tâches à la fin de la journée.
Voici six astuces testées et éprouvées pour maintenir votre attention et utiliser votre temps de manière plus effective :
1. Définissez une cible.
Après que l’on vous ait assigné une tâche, vous devez immédiatement définir une durée pour la finir. Dire « Je m’en occuperai après déjeuner » ne vas pas vous faire avancer.
Au lieu d’employer des expressions temporelles générales comme celle-ci, vous devez penser différemment. Dites « Si je commence ceci avant 13h, je serai capable de le finir en deux ou trois heures, donc je travaillerai dessus jusqu’à 16h »
Par ailleurs, il est très utile de garder un calendrier près du bureau. Faites la liste de tout ce que vous devez faire chaque jour, incluant les tâches telles qu’aller à la banque ou à d’autres endroits. Encore une fois, souvenez vous qu’il faut déterminer des durées pour chaque tâche. Cela vous permettra de vous occuper de chaque tâche une par une et de vous assurer que vous n’en oubliez aucune. Il y a des personnes qui éprouvent un certain plaisir à rayer les tâches qu’ils ont accomplies. Vous en faites peut être partie.
2. Gérez vos interruptions.
Avec la multitude d’interruptions, vous voulez sûrement savoir comment les gérer. Essayer de se reconcentrer après une interruption demande de l’effort et du temps que vous ne voudriez pas perdre. Essayez de garder une liste d’interruptions que vous avez chaque jour. Faites la liste de qui, quoi, quand, ou, comment. Après les avoir listées, vous avez besoin d’évaluer quelles interruptions sont valides et urgentes, et lesquelles sont celles que vous pouvez ignorer.
Si vous recevez beaucoup d’appels par jour, vous auriez peut être intérêt à prendre un assistant qui filtrerait vos appels pour vous éviter d’être constamment interrompu. Si ce n’est pas possible, essayez d’installer un répondeur pour enregistrer vos appels.
Vous pourriez également informer les gens de votre disponibilité. Si vous avez absolument besoin de vous concentrer intensément sur un projet, vous pouvez installer un panneau « Ne pas déranger » sur votre porte ou sur votre bureau.
3. Prenez des petites pauses régulières.
Travailler de longues heures sans pause ou sans manger vous posera des problèmes de santé dans le futur. Beaucoup de gens refusent de prendre une pause parce qu’ils ont peur qu’elle leur fasse perdre leur élan.
L’élément clé ici est de prendre des petites pauses régulières. Par exemple, si vous travaillez sans cesse devant un ordinateur, vous pouvez prendre une pause de 5 minutes toutes les heures. Eteignez le moniteur, relaxez vous sur votre siège et fermez les yeux. Vous pouvez aussi faire un peu d’exercice et vous tortiller les épaules et les bras.
Les pauses de cinq minutes peuvent faire des miracles. Elles vous procurent non seulement un repos nécessaire, mais elles vous permettent également de réorganiser vos idées et de repérer des erreurs dans ce que vous faites.
4. Dites non et soyez ferme.
Un ami se promène dans le bureau et vous demande de déjeuner avec lui. Vous dites « Non je dois à tout prix finir ceci ». L’ami en question gémit et vous sort toutes sortes de bonnes raisons de l'accompagner.
Essayez ceci. Regardez votre ami droit dans les yeux et dites « Je suis désolé, mais je dois absolument finir ceci maintenant ». Mettez le plus de détermination possible dans votre voix sans apparaître énervé. Ne soyez pas influencé par une grimace ou des pleurs. Après tout, vous pouvez promettre à votre ami de le voir lorsque vous aurez fini.
5. Dormez suffisamment.
Après une longue journée, vous avez besoin de vous détendre et de vous relaxer. Dès que vous êtes chez vous, mangez bien, regardez un peu la télévision ou faites un peu de lecture, et allez vous coucher. Suffisamment de sommeil vous évitera d’être mou et endormi le lendemain matin. Cela vous aidera également à garder votre attention dans une nouvelle journée chargée.
6. Prenez l'habitude de préparer vos actions du lendemain
Tout spécialiste de la gestion du temps vous le répétera. C'est une des meilleures habitudes que vous pourriez prendre.
Mon conseil, c'est de relire chez vous chaque soir, votre liste d'actions du lendemain.
En préparant la veille, vos actions du lendemain, en les écrivant sur papier et en les relisant le soir vous gagnerez sur 2 plans.
- Premièrement : votre subconscient profitera de votre sommeil pour préparer votre cerveau à accomplir les tâches prévues. Il organisera les idées et les données afin que vous ayez une vision claire des choses.
- Deuxièmement : vous pourrez commencer votre journée directement par l'action. Vous saurez exactement ce que vous devez faire dès votre arrivée au bureau, alors que d'autres vont commencer par ranger leur bureau, replonger dans leurs mails et voir comment ils pourront organiser leur journée. Commencer par l'action vous enthousiasmera, vous donnera plus de confiance en vous et vous entamerez la journée de meilleure humeur.
Sujet: 6 astuces pour gagner en concentration, être plus efficace et ne plus vous disperser au travail 
4/26/2008, 06:16